Dans la vie d'une entreprise ou d'une association, une conférence est un excellent moyen de marquer les esprits des participants et de vous aider à atteindre vos objectifs. Cela permet notamment de véhiculer des messages percutants et adaptés à vos problématiques. Afin de garantir la réussite de votre rassemblement, voici les étapes qu'il convient de respecter lors de l'organisation d'une conférence.
Pourquoi organiser une conférence ?
L'objectif d'une conférence est de permettre de créer un moment de dialogue, d'information et de débat autour d'un thème. Une conférence est un bon moyen de se faire connaître, de réaliser une opération de communication et d'améliorer son image. Elle vous donnera aussi la possibilité d'attirer de nouveaux adhérents, bénévoles et partenaires financiers.
Définir un sujet
Dans un premier temps, il convient de définir précisément l'objectif de votre événement. Sensibiliser, mobiliser des équipes autour d'une nouvelle stratégie, d'un lancement d'un projet innovant, les raisons pour organiser une conférence sont diverses. Bien évidemment, un thème qui intéresse ou qui surprend l'audience est la garantie de la réussite de votre congrès. Pour traiter du thème choisi, définissez un plan avec plusieurs sous-thématiques à aborder, différentes interventions et temps d'échanges entre les intervenants et avec le public. Vous pouvez également accompagner votre débat avec des vidéos, des témoignages d'intervenants ou toute autre animation venant rythmer l'événement.
En tant qu’entreprise à l’initiative de l’événement, vous devez à la fois réfléchir au fond et à la forme. Il est important de s’assurer que le déroulement de cette conférence permette d’atteindre l’objectif fixé au préalable. Les différentes animations doivent être liées à la thématique principale et avoir une véritable valeur ajoutée pour le participant. Les invités sont venus pour recevoir un contenu particulier, à vous de faire en sorte qu’ils soient satisfaits en fin de journée. Il est important de bien communiquer sur le contenu de votre projet événementiel afin d’attirer les bonnes personnes.
Qui convier et qui choisir comme intervenant ?
En parallèle de sa réflexion sur le choix du sujet, généralement, l’organisateur de la réunion a déjà une idée en tête des personnes qu’il souhaite convier. En effet, la définition de la thématique est influencée par le public visé. Prenons un exemple, une entreprise fabricante de mobilier souhaite planifier une conférence sur l’utilisation de matériaux responsables. En élaborant son sujet détaillé, elle sait qu’elle a l’intention de s’adresser à ses clients afin de les sensibiliser à ces problématiques.
Selon l’organisateur et la thématique, la liste des invités va être bien différente d’une conférence à l’autre. En effet, le public peut être composé d’acteurs professionnels d’un ou plusieurs secteurs d’activités mais aussi d’individuels. Lorsque vous identifiez quelle cible vous souhaitez visée pour votre événement, assurez-vous du potentiel intérêt qu’ils peuvent avoir pour la problématique traitée. La démarche peut également être différente. Par exemple, une banque souhaite proposer un événement corporate à ses équipes commerciales lors d’un séminaire. L’entreprise a déjà bien identifié sa cible et doit maintenant trouver un sujet qui pourra les intéresser et leur apporter des connaissances utiles à leur quotidien. Après une réflexion interne parmi plusieurs membres du management, un sujet est défini. Il ne reste qu’à trouver les intervenants pour rendre ce temps d’échange captivant.
Le choix des intervenants est un élément primordial dans l’organisation d’un congrès professionnel. Même si vous gérez au mieux votre événement sur la forme, si le contenu n’est pas à la hauteur, les participants seront déçus. Veillez à sélectionner des experts dans leur domaine, de bons orateurs, des personnes habituées à ce type d’exercice. Si vous avez la possibilité de faire intervenir une personnalité renommée dans son secteur d’expertise, c’est encore mieux, cela vous permettra d’attirer plus de monde et de gagner en légitimité. Point bonus, osez inviter un intervenant parlant une langue étrangère, tant que vous prévoyez la traduction des interventions en français, tout est permis !
Petite astuce supplémentaire, au sein de votre organisation, pensez à nommer une équipe responsable du bon déroulement de votre événement.
Fixer une date pour votre événement
Il est maintenant temps de décider du moment où se tiendra votre conférence. Comme pour tout événement, l’organisation d’une convention doit s’opérer le plus tôt possible. Effectivement, cela vous permet de tout planifier et de mieux vous organiser dans vos préparatifs. La clé pour un event professionnel est d’éviter les périodes de vacances. Il vaut mieux cibler une date entre mars et juin, ou entre septembre et novembre. Le mois de janvier est également à privilégier pour l’organisation d’événements business. Les entreprises profitent souvent de la nouvelle année pour rencontrer leurs clients et leur souhaiter leurs vœux. Outre le mois, petite astuce, réfléchissez bien au jour que vous allez choisir. Dans le milieu des affaires, les événements connaissant le plus de succès ont lieu les mardi, mercredi et jeudi. Le lundi n’est pas le meilleur jour, laissons l'occasion aux personnes reprendre leur semaine en douceur. Quant au vendredi, cette soirée est souvent réservée aux proches pour des réceptions ou activités privées. Entrons encore plus dans les détails, selon la ville ou la région dans lesquelles vous organisez votre conférence, les horaires idéaux peuvent varier. De plus, selon la thématique et le public cible, identifiez quel moment de la journée est le plus adéquat : le matin, à l’heure du déjeuner, l’après-midi, pendant un afterwork ou durant la soirée. Cela dépend également de la nature de votre événement : interne ou externe à votre entreprise. Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser des conventions professionnelles, prenez conseil auprès de prestataires spécialisés. Vous pouvez externaliser cette organisation et vous laisser guider.
Trouver un lieu
Pour ce qui est du lieu de la conférence, il est préférable de prévoir une salle assez grande et bien insonorisée. Si vous disposez d'une salle adaptée, alors vous n'aurez plus qu'à la préparer en s'adaptant aux participants présents. De nombreuses possibilités s'offrent à vous : salles de fêtes, salles communales, gymnases de collège ou lycée, établissements scolaires, salles privées, etc. Le choix de votre lieu va dépendre de plusieurs facteurs : la localisation, la capacité d’accueil, les fonctionnalités et aspects techniques ou encore le décor. Si le lieu que vous affectionnez particulièrement n’est pas équipé comme vous le souhaitez, vous pouvez faire appel à des prestataires pour louer du matériel comme Options.
Vous pouvez également choisir d'organiser votre événement dans un espace extérieur : jardin public, terrain communal, cour d'école, terrain privé etc. Dans le cas où vous optez pour un lieu extérieur, pensez à mettre en place un abri si jamais le temps venait à changer.
Et si jamais vous n'avez pas la possibilité de vous rencontrer en physique, optez pour une conférence web via une plateforme digitale. (comme nous le voyons pour beaucoup de formations en ligne).
Comment aménager une salle de conférence ?
Votre salle de doit pouvoir accueillir une vingtaine de personnes au minimum. Il est donc nécessaire de connaître à l'amont le nombre de personnes qui seront présentes. La Maison Options, spécialiste de la location de mobiliers, vous accompagne dans l'élaboration et l'organisation de tous événements. Nous mettons à votre entière disposition tout le nécessaire pour aménager votre salle de conférence :
- L'éclairage : L'espace doit pouvoir être bien éclairé et particulièrement pour l'oratoire. Nous vous proposons des boîtes d'éclairage 150W ou 300W.
- Le mobilier : Le mobilier de l'espace se compose en général, d'un pupitre si il n'y a qu'un intervenant et de sièges. Nous vous conseillons notre pupitre plexi ainsi que nos chaises pliantes grises. Pour donner une ambiance meet up, vous pouvez également louer nos dalles de moquettes pour recouvrir le sol de votre salle.
- Les accessoires et matériels audiovisuel : Pour accompagner votre discours, projetez en arrière-plan votre présentation à l'aide de notre vidéoprojecteur. Nous mettons aussi à votre disposition une sono composée d'une enceinte ainsi que de deux micros.
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