Pourquoi organiser un séminaire d'entreprise ?

Qu’est-ce qu'un séminaire d'entreprise ?

Un séminaire est une réunion d'information, d'échange et
d’activités. Cet événement permet de réunir vos collaborateurs, généralement à
l'extérieur de l'entreprise. Lors de ces réunions, différents sujets peuvent
être abordés : l’annonce des chiffres de la société, le bilan de l’année
écoulée, les futurs projets à mener ou encore les différents objectifs à venir.

Cela peut être également l’occasion de récompenser les employés, pour encourager ces derniers et améliorer la communication dans toute la société. En effet, en rassemblant les participants hors de leur milieu
professionnel au cours d’une journée, les échanges dans cet environnement moins formel seront facilités. En mettant en place une coopération entre les participants, on renforce la cohésion d’équipe et on développe une fluidité des échanges entre les dirigeants et les collaborateurs, mais aussi entre salariés eux-mêmes.

A quel moment choisir de faire un séminaire ?

Cela dépend du type de séminaire.

Pour un séminaire d’intégration : il convient d’organiser une session commune pour accueillir de nouveaux employés et ainsi leur souhaiter la bienvenue dans la société. Lors de ce séminaire, ces nouveaux collaborateurs peuvent mieux percevoir les valeurs de l’entreprise, objectifs attendus et l’organisation interne.

Pour un séminaire de cohésion et de motivation : sa réalisation est idéale au moment d’un lancement de projet. Ce type de séminaire permet une meilleure adhésion à ce nouveau projet et une implication accrue des participants. Cette session apporte un dynamisme et devient une activité managériale utile et importante pour renforcer les liens entre les acteurs d’un projet.

Pour un séminaire de formation, qui comme son nom l’indique vise à former les salariés ou collaborateurs d’une entreprise hors des locaux professionnels, sa date doit être définie en fonction des besoins de l’organisation interne.

Il existe d’autres formules de séminaires, comme celui du management, pour former cadres et chefs de projet sur les différentes techniques managériales, ou les séminaires team-building, centré sur le métier ou encore les séminaires de direction regroupant cadres et dirigeants pour analyser le bilan de l’entreprise ou pour envisager de nouvelles décisions stratégiques.

Comment organiser un séminaire ?

Les premiers critères à déterminer pour organiser cet événement sont le nombre de participants, la durée du séminaire et les différents enjeux à atteindre.

Après avoir défini les objectifs de ce séminaire, il faut définir l’image que la société souhaite donner en choisissant le lieu.

Le choix du lieu de séminaire et du cadre de travail doit être en cohérence avec les informations à diffuser. Pour un séminaire de formation, nécessitant plus de concentration et de réflexion, il est préférable de le programmer dans un environnement dépaysant. En se libérant des contraintes, ce nouvel environnement stimulera l’apprentissage de chacun. Pour un séminaire de motivation, une entreprise peut tout à fait imaginer un retour à la nature avec une mise au vert. Les thèmes axés autour du sport renforcent également l’esprit d’équipe comme le karting, le quad ou des olympiades.

Le lieu est également à définir en fonction de la logistique.
La destination doit être facile d’accès en particulier si le séminaire est de courte durée.

Certains séminaires, surtout ceux de courte durée, ne peuvent pas être menés à l’extérieur de l’entreprise. Quitter son environnement de travail peut se faire sans déplacements mais juste en transformant les locaux, en créant des lieux de travail inspirant, en ajoutant du mobilier lounge par exemple, en disposant des buffets ou encore des mange-debout pour que les participants échangent dans un cadre relaxant. Il est tout à fait possible de centrer un séminaire sur l’esprit d’équipe à travers une expérience gustative par exemple.

Il faut également penser à s’occuper du traiteur et de l’hébergement si le séminaire dure plus d’un jour.

Quels sont les grands temps d'un séminaire ?

Les séminaires doivent alterner les réunions de travail tout en accordant une place suffisante aux moments de détente.

En aménageant des espaces de convivialité, essentiels pour une communication informelle et en organisant des activités de team building, les conditions seront réunies pour renforcer au mieux la solidarité et l’esprit d’équipe.

Séminaires et Covid 19

Fortement impactés par la crise sanitaire Covid-19, ces événements d’entreprise peuvent pourtant être menés, tout en respectant les gestes barrières.

Le digital est venu épauler les organisateurs de séminaires. Digitaliser un événement est efficace et reste une solution idéale pendant cette période. Seul bémol : il y a un risque de perdre l’humanité de ces échanges physiques, pourtant recherchés lors de ces séminaires.

Plutôt que d’avoir à choisir entre le présentiel et le virtuel, un concept a véritablement pris un essor : le phygital, contraction des mots physique et digital. Cet événement hybride permet de limiter le nombre de personnes en présentiel pour appliquer plus facilement les gestes barrières et d’intégrer plus de collaborateurs et d’intervenants en utilisant les outils de visiophonie par exemple.